Conditions Générales de Ventes, d’Abonnement et
d’Utilisation du Service (1/2)

Article 1 – Préambule

La Société RHSUITE.COM, dénommée ci-après « l’Editeur », au capital de 86 000 €, inscrite au RCS de Villefranche sur Saône sous le N° 81494690100026 et dont le siège est situé 103 rue Ronsard 69400 Villefranche sur Saône a pour activité l’édition de logiciels applicatifs sous le code NAF – APE 5829C.
Les présentes conditions décrivent les modalités d’accès à tout ou partie du Service proposé par l’Editeur.
L’éditeur édite une application informatique intitulée « RHSUITE.COM » (ci-après « le Service »), accessible à distance par le réseau Internet sur l’un des domaines propriété de l’Editeur, ci-après dénommé le Site.
La finalité du Service est une suite applicative en mode SaaS permettant, entre autres, la gestion des ressources humaines, de la saisie automatique des contrats de travail, au suivi des temps et des activités du personnel, la gestion de la paie, conformément au devis préalable signé et accepté par le Client.
Dans le cadre des présentes, le terme « Client » signifie toute personne morale ayant souscrit au Service, ou personne physique exploitant, pour le compte et pour les besoins de gestion interne de cette personne morale, les fonctionnalités du Service.
La souscription et l’utilisation par le Client du Service et des services associés, ainsi que la validation par le client des présentes conditions générales par tout moyen entraînent nécessairement son acceptation, sans réserve, des présentes conditions. L’Editeur se réserve le droit de modifier unilatéralement les dispositions qui suivent, ainsi que celles des tarifs applicables. Toute modification de ces dispositions sera opposable au Client dès sa communication et cela par quelque moyen que ce soit.

Article 2 – Définitions

  • Solution : désigne les fonctions opérationnelles du service mises à disposition du Client dans le cadre du contrat de vente ou d’abonnement ;
  • Données : désignent les informations, publications et, de manière générale, les données du Client dont l’utilisation est l’objet du présent contrat ou de l’abonnement, et pouvant être consultées uniquement par les Utilisateurs ;
  • Identifiants : désignent tant l’identifiant propre de l’utilisateur (“login”) que le mot de passe de connexion (“password”), communiqués après inscription au service et pendant la durée du contrat ;
  • Internet : désigne l’ensemble de réseaux interconnectés, lesquels sont localisés dans toutes les régions du monde ;
  • Intranet : désigne le réseau informatique propre à une entreprise ou une organisation, utilisant les protocoles TCP/IP et, plus généralement, les technologies WEB pouvant être relié à Internet ;
  • Logiciel : désigne tout logiciel ou application fourni(e) par le Prestataire au Client et en particulier les Solutions et Logiciels associés.
  • Service : désigne le système informatique proposé en mode SaaS par l’Editeur, permettant l’utilisation des Solutions et Logiciels par le Client ;
  • Utilisateur : désigne la personne placée sous la responsabilité du Client (préposé, salarié, représentant, etc.) et bénéficiant d’un accès aux Services applicatifs sur son ordinateur en vertu du droit d’utilisation contractée par le Client auprès du Prestataire
  • Saas : Software as Service (en français : Logiciel en ligne)
  • Serveurs : Ordinateur dédié à l’administration d’un réseau informatique. Il gère l’accès aux ressources et aux périphériques et les connexions des différents utilisateurs.

Article 3 – Objet du Contrat

Le Contrat a pour objet de définir les conditions dans lesquelles l’Editeur :

  • Accorde au client, qui l’accepte, le droit limité, personnel, non cessible et non exclusif d’accès et d’utilisation de la solution et du service applicatif ;
  • Fournit des prestations d’assistance et de maintenance au Client.
  • Donne accès aux Serveurs et aux Données du Client hébergées dans les conditions définies au sein du devis accepté par le Client ;

Article 4 – Informations du Client

Il appartient au Client de s’assurer :

  • de l’adéquation du Service à ses besoins propres, notamment sur la base des indications mentionnées à la documentation du Service ;
  • qu’il dispose de la compétence nécessaire pour l’accès et pour l’utilisation du Service, ainsi que pour les personnes sous sa responsabilité auxquelles il a donné accès au Service ;
  • d’assurer le contrôle des accès au service par ses employés ou ayants droits, dont il reconnait et accepte sa seule responsabilité ;
  • de vérifier conformément aux usages de sa profession, les résultats obtenus dans le cadre du Service.

Article 5 – Conditions d’accès et d’utilisations

Le Service est une suite d’applications informatiques en ligne destinées à accompagner le client dans la gestion des ressources humaines.

Cette suite d’applications se présente sous plusieurs « briques fonctionnelles » que le client aura dûment sélectionnées sur devis préalable de l’Editeur.

Le Client et l’ensemble des Utilisateurs auxquels il aura donné accès au Service disposeront des fonctionnalités liées aux briques fonctionnelles choisies et aux droits d’accès conforme à la stratégie d’accès et aux Identifiants communiqués.

Afin d’accéder au Service, le Client devra fournir des informations nécessaires à l’utilisation du Service, notamment personnelles, telles que son nom, adresse et détails de facturation le cas échéant. Le Client reconnait que toutes les informations qu’il fournit à l’Editeur seront toujours précises, correctes et à jour.

Article 6 – Durée du Service – Résiliation

Toute souscription au Service est définie dans le devis accepté par le Client ; elle est au minimum de douze (12) mois  à compter de la date de mise en service de la solution pour le Client ou à défaut la date de première  facture des Services choisis. .

Les présentes et le devis sont renouvelables par tacite reconduction à chaque date anniversaire sauf dénonciation par mail (serviceclient@rhsuite.com), en respectant un préavis d’un (3) mois avant la date d’échéance mensuelle.

En cas de manquement par l’une des parties aux obligations des présentes, non résolu dans un délai de trente (30) jours calendaires à compter de l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception notifiant le manquement en cause, l’autre partie pourra faire valoir, la résiliation du contrat, sous réserve de tous dommages et intérêts auxquels elle pourrait prétendre en vertu des présentes.

En cas de résiliation pour quelque cause que ce soit, le Client s’engage à ne plus utiliser l’accès au Service.

En cas de résiliation, l’Editeur ne remboursera aucun paiement perçu au titre du contrat.

Par ailleurs, l’Editeur peut mettre fin au Service, à tout moment, avec un préavis de trente (30) jours.

Quelles que soient les raisons de fin de souscription au service, les données du Client stockées dans le cadre du Service restent sa propriété exclusive auquel il pourra avoir accès, sur demande écrite, dans un format fourni par l’Editeur, avant la fin du contrat. Après résiliation, les données du Client ne seront plus accessibles et l’Editeur s’engage à les supprimer des Serveurs informatiques.

Article 7 – Conditions d’Assistance

Le paramétrage de la solution est réalisé par l’Editeur préalablement à la mise en place du Service au Client, et conformément au devis validé par celui-ci.

Dans le cadre de l’assistance, l’Editeur s’engage à assurer un Service d’Assistance Téléphonique : de 9h00 à 18H00 du lundi au vendredi. Le nombre de sollicitations du Client est limité à 50 interventions par ans dans le cadre de cette assistance.

Les Clients bénéficient également des mises à jour relatives au Service.

Article 8 – Obligations du Client

Le Client est seul responsable de ses contenus et de l’usage qu’il fait des informations procurées et supporte tous les risques afférents à cet usage.

Le Client garantit à l’Editeur qu’il dispose de l’ensemble des autorisations légales et administratives requises pour l’utilisation du Service en vue de leur traitement par le Service.

En outre, le Client s’engage :

  • à respecter l’ensemble des règles légales et réglementaires en vigueur concernant les traitements, mais également concernant le réseau Internet ;
  • à ne pas utiliser le Service à des fins illicites, interdites et/ou illégales, n’ayant pas de lien direct avec son objet social ; pouvant troubler l’ordre public ou dans des conditions qui ne sont pas prévues au Contrat ;
  • à ne pas usurper l’identité d’une personne ou d’une société ou encore faire de fausses déclarations, représentations ou autre faux ;
  • à ne pas contrefaire/utiliser des en-têtes ou manipuler de quelque autre façon que ce soit des éléments d’identification ;
  • à régler l’ensemble des sommes dues à l’Editeur au titre de l’accès au Service, ainsi que les sommes dues au titre des éventuels services optionnels que le Client aura souhaité souscrire ;

En cas de non-respect des obligations visées aux présentes conditions générales par le Client, l’Editeur se réserve le droit de suspendre de plein droit et sans préavis l’accès au Service. Cette suspension d’accès au Service ne donne droit à aucune indemnité.

Article 9 – Facturation – Paiement

En contrepartie de la fourniture du Service, le Client s’engage à régler à l’Editeur le montant de la redevance mensuelle due et mentionnée au devis qu’il a validé.

La souscription au service est facturée dès validation de la commande et payable immédiatement dès ladite souscription par prélèvement bancaire. Tous les frais d’impayés, suite à un rejet bancaire d’un règlement du Client, et/ou tous les frais de remise en route du service, suite à une suspension du Service pour défaut de paiement, resteront à la charge financière de ce dernier.

Les Parties conviennent que cette suspension ne peut être considérée comme une résiliation du contrat du fait de l’Editeur, et ne peut ouvrir un quelconque droit à indemnisation pour le Client. Par dérogation aux dispositions de l’article 1253 du Code Civil, il est expressément convenu que dans l’hypothèse où seraient dues plusieurs factures et que le Client procèderait à un règlement partiel, l’Editeur sera libre d’imputer ledit règlement comme bon lui semblera.

Tout retard de paiement donnera par ailleurs lieu, sans mise en demeure préalable, à l’application de pénalités de retard au taux de trois (3) fois le taux de l’intérêt légal, calculées par jour de retard.

En sus des pénalités de retard, le Client sera de plein droit débiteur, à l’égard de l’Editeur, d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement fixée par décret, suivant les conditions des articles D. 441-5 et suivant dans le Code de commerce.

Article 10 – Protection et Confidentialité des données

En conformité avec les dispositions de la loi du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, le traitement automatisé des données nominatives réalisées à partir des sites Internet appartenant à l’Editeur a fait l’objet d’une déclaration auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) sous le n° 1970042 v 0.

Toutes les informations collectées sont nécessaires aux traitements des demandes du Client relatives au Contrat. Le Client bénéficie d’un droit d’accès et de rectification auprès des services internes de RHSUITE.COM conformément à la loi n° 78-17 Informatique et Libertés. Pour l’exercer, il peut s’adresser à contact@rhsuite.com.

Le Client procède lui-même auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) à toute déclaration préalable liée au traitement des données nominatives résultant de l’utilisation du Service, et en particulier, à titre d’information, les déclarations CNIL simplifiées N° 46 et N° 42 dans le cadre de l’Utilisation du Service en fonction des options choisies.

Dans le cadre de l’utilisation du Service, le Client est informé que l’Editeur peut collecter des informations sur la navigation de l’Utilisateur afin de lui permettre une navigation optimale.
Le Client est informé que lors de ses visites sur l’un des sites de l’Editeur, un cookie peut s’installer automatiquement sur son logiciel de navigation. Un cookie est un élément qui ne permet pas d’identifier l’utilisateur mais sert à enregistrer des informations relatives à la navigation de celui-ci sur le site Internet. Le paramétrage de votre logiciel de navigation permet d’informer de la présence de cookies et éventuellement de la refuser selon la procédure décrite à l’adresse suivante : www.cnil.fr
L’Editeur se réserve le droit d’entreprendre des études et analyses statistiques sur l’utilisation et la typologie des utilisateurs du Service.

Article 11 – Déclaration

Le Client déclare bien connaître l’internet, ses caractéristiques et ses limites, et reconnaît notamment :

  • que les transmissions de données sur l’Internet ne bénéficient que d’une fiabilité technique relative, celle-ci circulant sur des réseaux hétérogènes aux caractéristiques et capacités techniques diverses qui sont parfois saturés à certaines périodes de la journée ;
  • que certains réseaux spécifiques peuvent dépendre d’accords particuliers et être soumis à des restrictions d’accès qui ne permettront pas l’accès au Service.
  • que les données circulant sur l’Internet ne sont pas protégées contre des détournements éventuels et qu’ainsi la communication de mots de passe, codes confidentiels et plus généralement de toutes informations à caractère sensible est effectuée par le Client à ses risques et périls ;
  • que la mise à disposition du contenu du Service aux utilisateurs peut faire l’objet d’intrusions de tiers non autorisées et être, en conséquence, corrompue en dépit de la délivrance par l’Editeur d’un accès protégé par un mot de passe.

Article 12 – Responsabilité

Dans le cadre des présentes, l’Editeur est soumis à une obligation de moyens. Il ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable à l’égard du Client ou des tiers, des préjudices indirects tels que la perte d’exploitation, la perte de bénéfice, la perte financière, les préjudices commerciaux, l’atteinte à l’image de marque, ou des actions dirigées par des tiers contre l’Editeur.

En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité de RHSUITE.Com SAS, et ce y compris au titre de la loi n°98-389 du 19 mai 1998, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par l’Editeur au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées à l’Editeur par le Client au titre du Service souscrit dans l’année au cours de laquelle s’est produit l’incident.

Il est expressément convenu entre les parties et accepté par le Client que les stipulations de la présente clause continueront à s’appliquer même en cas de résolution des présentes constatée par une décision de justice devenue définitive.

Les dispositions des présentes établissent une répartition des risques entre l’Editeur et le Client. Le prix reflète cette répartition ainsi que la limitation de responsabilité décrite.

Article 13 – Propriété Intellectuelle

Les sites et les applications proposées par l’Editeur sont la propriété exclusive de RHSUITE.COM SAS. Toute reproduction ou représentation totale ou partielle de ce site par quelque procédé que ce soit, sans l’autorisation expresse de RHSUITE.COM SAS est interdite et constituerait une contrefaçon sanctionnée par les articles L 335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.
RHSUITE.COM SAS déclare détenir l’ensemble des droits nécessaires à la conclusion du Contrat.

Le droit d’utilisation accordé par l’Editeur par le Contrat n’entraîne pas de transfert de propriété intellectuelle au bénéfice du Client.

En conséquence, le Client s’interdit tout agissement, tout acte, pouvant porter atteinte directement ou indirectement aux droits d’auteur sur les solutions et logiciels mis à sa disposition qui est notamment protégé par le Code de la propriété intellectuelle.
Les marques de l’Editeur, RHSUITE.COM SAS et de ses partenaires, ainsi que les logos figurant sur le site sont des marques (semi-figuratives ou non) et sont déposées. Toute reproduction totale ou partielle de ces marques ou de ces logos effectués à partir des éléments du site sans l’autorisation expresse de RHSUITE.COM SAS est prohibée, au sens des articles L.713-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.

Article 14 – Données et Bases de Données

Les bases de données inclues au sein de la solution et du logiciel propriété de l’Editeur sont protégées par les dispositions de la loi du 11 juillet 1998 portant transposition dans le Code de la propriété intellectuelle (CPI) de la directive européenne du 11 mars 1996 relative à la protection juridique des bases de données. Sont notamment interdites l’extraction et la réutilisation, quantitativement ou qualitativement substantielles, du contenu des bases de données contenues sur ce site Internet. Tout contrevenant s’expose aux sanctions visées aux articles L 343-1 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.
Le Client reste propriétaire de l’ensemble des données et informations transmises par lui dans le cadre de l’exécution des présentes conditions générales.

En cas de réclamation portant sur la contrefaçon par l’un des éléments du Service d’un droit de propriété intellectuelle en France, l’Editeur pourra, à son choix et à ses frais, soit remplacer ou modifier la totalité ou une partie quelconque de la Solution, soit obtenir pour le Client une licence d’utilisation, afin de lui permettre d’utiliser le Service, pour autant que le Client ait respecté les conditions suivantes :

  • que le Client ait accepté et exécuté l’intégralité de ses obligations aux termes du présent document,
  • que le Client ait notifié à l’Editeur, sous huitaine, par écrit, l’action en contrefaçon ou la déclaration ayant précédé cette action,
  • que l’Editeur soit en mesure d’assurer la défense de ses propres intérêts et de ceux du Client, et pour ce faire, que le Client collabore loyalement avec l’Editeur en fournissant tous les éléments, informations et assistance nécessaires pour mener à bien une telle défense.

Dans le cas où aucune de ces mesures ne serait raisonnablement envisageable, l’Editeur pourra unilatéralement décider de mettre fin au Contrat et rembourser au Client les redevances acquittées sur les trois (3) derniers mois de l’utilisation du Service.

Les dispositions du présent article définissent l’intégralité des obligations de RHSUITE.COM SAS en matière de contrefaçon de brevet et de droit d’auteur du fait de l’utilisation du Service, du Logiciel et de la Solution.

Article 15 – Disponibilité du Service – Sécurité des données.

Le Service, la Solution, et les logiciels développés par l’Editeur RHSUITE.COM SAS sont hébergées auprès de la Société XEFI, 2507 Avenue de l’Europe 69140 RILLIEUX-LA-PAPE – Site Internet : https://www.xefi.fr.

  • Cet hébergement est constitué de serveurs VPS Cloud VMWARE à haut débit et à haute disponibilité (> 98%) garantissant le meilleur accès au Service.
  • Un système de sauvegarde dédié « Veeam Backup » assure la redondance des informations et des bases de données sur 14 jours.
  • La sécurité des connexions est encadrée par un certificat SSL de type Gandi, avec chiffrement 128/256 Bits
  • Les documents chargés ou générés par la solution ont une identité numérique unique grâce au procédé de hachage et cryptage SHA-512 donnant ainsi une valeur probante aux différents process et services proposés.

Article 16 – Force Majeure

La responsabilité des Parties sera entièrement dégagée si l’inexécution, par l’une ou l’autre, d’une partie ou de la totalité des obligations mises à sa charge résulte d’un cas de force majeure.

Si les cas de force majeure ont une durée d’existence supérieure à un (1) mois, le présent contrat sera résilié automatiquement, sauf accord contraire entre les Parties.

De façon expresse sont considérés comme cas de force majeure ou de cas fortuits, outre ceux habituellement retenus par la jurisprudence des Tribunaux français : blocage, perturbation ou encombrement des réseaux de télécommunication, mauvaise qualité du courant électrique, blocage des moyens de transport ou d’approvisionnement pour quelque raison que ce soit, intempéries, épidémies, tremblements de terre, incendies, tempêtes, inondations, dégâts des eaux, restrictions gouvernementales ou légales, ainsi que les modifications légales ou réglementaires des formes de commercialisation.

Article 17 – Confidentialité – Discrétion

Chacune des parties s’engage à préserver la confidentialité des informations qui lui sont confiées par l’autre partie. Ne sont pas des informations confidentielles celles qui, en l’absence de faute, se trouvent dans le domaine public ; celles dont la partie réceptrice était en possession avant leur communication, sans les avoir reçues de l’autre partie ; celles qui sont communiquées aux parties par des tiers, sans condition de confidentialité ; et celles que chaque partie développe indépendamment.

Les termes de cette obligation sont valables pendant toute la durée de validité du présent contrat et pendant deux (2) ans qui suivront sa fin. Tous les documents communiqués par l’Editeur au titre du présent contrat resteront sa propriété exclusive et lui seront restitués sur simple demande de sa part.

Article 18 – Cession

Le Client s’interdit expressément de céder ou de transmettre à tout tiers, y compris l’une quelconque de ses filiales, même à titre gratuit, tout ou partie des droits et obligations qu’il tient des présentes conditions générales d’utilisation.

Article 19 – Renonciation

Le fait pour l’une des Parties de ne pas se prévaloir d’un manquement par l’autre Partie à l’une quelconque des obligations visées dans les présentes ne saurait être interprété pour l’avenir comme une renonciation à l’obligation en cause. Le Client renonce irrévocablement à toute demande, réclamation, droit ou action à l’encontre de l’Editeur ayant trait à l’exécution des présentes et qui serait formulée plus de douze (12) mois après le fait générateur, et de ce fait, renonce irrévocablement à introduire toute action devant toute juridiction sur cette base à l’encontre de RHSUITE.COM SAS.

Article 20 – Loi Applicable & Attribution de Juridiction

Les présentes conditions sont soumises à la loi française.

EN CAS DE LITIGE, COMPÉTENCE EXPRESSE EST ATTRIBUÉE AU TRIBUNAL DE COMMERCE DE LYON NONOBSTANT PLURALITÉ DE DÉFENDEURS OU APPEL EN GARANTIE, MEME POUR LES PROCÉDURES D’URGENCE OU LES PROCÉDURES CONSERVATOIRES EN RÉFÉRÉ OU PAR REQUETE

EN CAS D’OPPOSITION DU CLIENT A UNE REQUETE EN INJONCTION DE PAYER, COMPETENCE EXPRESSE EST EGALEMENT ATTRIBUEE AU TRIBUNAL DE COMMERCE DE LYON.

Article 21 – Référence Commerciale

RHSUITE.COM SAS pourra citer le Client pour la promotion de ses Services.

Conditions Générales de Ventes, d’Abonnement et
d’Utilisation du Service (2/2)
Protection des données personnelles

Préambule : Le Règlement Général de Protection des Données (RGPD) a pour but de protéger les personnes physiques de toute utilisation abusive des données les concernant, et de leur permettre de garder en toute situation le contrôle de ces données.
En sa qualité d’Editeur de logiciel de gestion des ressources humaines, et de fournisseur d’accès en ligne des fonctionnalités de traitement à ses clients, RHSUITE.COM prend très au sérieux la protection et la sécurisation des données saisies par les Clients au sein de son Logiciel et présentes sur ses serveurs et ceux de ses sous-traitants.
Les présentes Conditions Générales d’Utilisation et de Vente (CGUV) des services de RHSUITE.COM décrivent la manière dont sont collectées, traitées, utilisées et conservées les données personnelles des Clients, de leurs employés et de leurs Partenaires.
Le responsable du traitement de ces données personnelles ainsi définies est : RHSUITE.COM 103 rue Ronsard 69400 Villefranche / Saône –  rgpd@rhsuite.com

Article 22 – Les types de données stockées, traitées et le cas échéant collectées

Dans le cadre des services fournis au Client, RHSUITE.COM, et ses sous-traitants, détiennent sur des serveurs sécurisés, les données saisies par le Client, dans le cadre des traitements que le Client réalise à son initiative par son accès au Logiciel.
RHSUITE.COM, par principe, ne collecte ainsi pas ces données pour des traitements de sous-traitance auprès de tiers, à l’exception des traitements suivants :

– La réalisation des DPAE : le Logiciel réalise automatiquement auprès de l’URSSAF, les DPAE des embauches saisies par le Client à son initiative dans le Logiciel,
– L’envoi automatique par email à la Préfecture dont dépend le Client, des demandes de vérification de Titre de séjour des salariés étrangers embauchés par le Client, et saisies à son initiative dans le Logiciel,
– L’envoi automatique de demande de visites d’Information et de Prévention à chaque embauche saisie par le Client à son initiative dans le Logiciel, auprès du service de santé au travail dont dépend le Client.
Ces traitements sont réalisés sous le stricte contrôle du Client, qui a décidé d’utiliser ces fonctionnalités d’automatisation de formalités déclaratives en signant le devis proposé par RHSUITE.COM.

Ainsi, en ce qui concerne ces traitements, RHSUITE.COM n’a qu’une obligation de moyens, dans le cadre de son statut de fournisseur d’accès au Logiciel, se résumant aux actions suivantes :

– Assurer la connexion requise matérielle et technique pour l’envoi des différentes déclaration et traitements susmentionnés,
– Alerter le Client en cas de pb technique empêchant le traitement, et notamment des possibles problèmes de connexions, des interruptions de service non souhaitées, et de tout évènement susceptible d’empêcher le traitement.

En conclusion, RHSUITE.COM ne saurait être rendu responsable d’un quelconque défaut dans la réalisation de ces dits-traitements, dont il appartient strictement au Client d’en vérifier la bonne réalisation, et d’en corriger les écarts le cas échéant.

RHSUITE.COM, dans le cadre de son rôle d’Editeur de logiciels et de fournisseurs d’accès d’un service de connexion en ligne au logiciel, peut avoir accès aux données saisies en ligne par le Client, ses utilisateurs ou ses employés, à leur unique et exclusive initiative, ainsi qu’avec leurs strictes consentements.

La nature de ces données détenues est :

– Données relatives à l’identité des Clients et de leurs Employés : nom, prénoms, date et lieu de naissance, photographie, copie de vos pièces d’identité (carte d’identité, passeport, permis de conduire, titre de séjour) ;
– Données relatives aux coordonnées des Clients et de leurs Employés : adresse postale, numéros de téléphone, adresse e-mail ;
– Données relatives à la situation économique et socio- professionnelle des Clients et de leurs Employés : catégorie socio-professionnelle, tranches de revenus, patrimoine, métiers et emplois, civilité, données familiales (enfants, etc.) ; Données bancaires : relevé(s) d’identité bancaire du ou des comptes externes du Client et de ses Employés ;
– Données fiscales : le pays de résidence fiscale
– Données relatives à la famille de ses Clients et de leurs Employés : copie du livret de famille ou extrait d’acte de naissance ;
– Données de connexion de ses Clients : actions effectuées à partir de l’Espace personnel de l’Utilisateur sur RHSUITE.COM

Ces données sont détenues par RHSUITE.COM lors de l’entrée en relation, et mises à jour durant toute la durée de la relation avec ses Clients et leurs Employés, à leur unique et stricte initiative, par leur propre saisie dans le Logiciel grâce à leurs accès sécurisés. Le refus de saisir ces données dans le logiciel mis à disposition par RHSUITE.COM pour tout ou partie de ces données personnelles, peut entraîner l’impossibilité d’utiliser les services proposés et mis à disposition à ses Clients et à leurs Employés.

Article 23 – Les finalités de détention et de stockage des données personnelles

Conformément à la règlementation applicable, l’ensemble des données stockées par RHSUITE.COM et ses sous-traitants répond à des finalités déterminées, explicites et légitimes.
Ces finalités sont nécessaires à la conclusion et à l’exécution des Contrats et services proposés, au respect des obligations légales et réglementaires, ou répondent à un objectif de sauvegarde des intérêts en justice de RHSUITE.COM :

– Conclusion et exécution des Conditions Générales d’utilisation et de vente des sites et applications fournis par RHSUITE.COM et de ses sous-traitants.
– Réalisation des flux technique de formalités déclaratives saisies par le Client dans le Logiciel mis à disposition par RHSUITE.COM
– Réalisation de toute autre mission confiée en marge de ce service à
RHSUITE.COM (Conseils, Formations, etc.)
– Conservation de preuves dans le cadre d’éventuels litiges
– Mise en place d’actions commerciales, marketing et statistiques

Article 24 – Les destinataires des données personnelles

Les données personnelles des Clients et de leurs Employés stockées au sein du Logiciel et des Serveurs de RHSUITE.COM et de ses sous-traitants, pourront être communiquées aux organismes habilités à fournir des services de l’état comme l’URSSAF, les Préfectures de police, les Services de Santé au Travail, les Mutuelles de Santé et Prévoyance, qui sont tous soumis au secret professionnel par essence.
Elles pourront également être transmises aux organismes et sous-traitants intervenant dans le cadre de l’exécution des opérations réalisées sur le compte de paiement, mais uniquement à l’initiative du Client et de ses Employés par leur saisie dans le logiciel mis à disposition, pour satisfaire les finalités précisées ci-dessus.
RHSUITE.COM et ses Sous-traitants ont conclu avec leurs sous-traitants et prestataires des protocoles réciproques dédiées à la protection des données personnelles des Clients, à leur sécurité et leur confidentialité.
Enfin, RHSUITE.COM pourra être tenu de communiquer des données personnelles à des autorités publiques, administratives ou judiciaires. Dans ce cas, seules les informations demandées par ces autorités seront fournies et dans le strict respect des dispositions légales et règlementaires en vigueur.
RHSUITE.COM s’engage à informer le Client de toute demande de ces autorités.

Article 25 – La durée de conservation des données

RHSUITE.COM conserve les données personnelles de ses Clients, Utilisateurs et de leurs Employés, uniquement dans les conditions suivantes :

– Si un contrat de service d’accès au logiciel est en vigueur entre RHSUITE.COM et le Client, et soumis à un Devis signé en bonne et due forme,
– A condition que le Client soit à jour de ses règlements à RHSUITE.COM,
– Avec l’accord express du Client et de ses Employés, qui restent propriétaires exclusifs de leurs données, dans le cadre de l’article 13 des présentes CGUV,
– Pour répondre aux finalités définies à l’Article 22 des présentes CGUV, et ne pourra conserver les données que pour satisfaire à des obligations légales ou règlementaires. Les durées et conditions appliquées par RHSUITE.COM et décrites ci-dessous sont celles prévues par les lois ou règlements et recommandées par la CNIL.
– Dans la limite de la réglementation concernant la Protection des données, et le règlement européen sur la protection des données du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018.

En dehors de ces strictes conditions, RHSUITE.COM s’engage à détruire et aliéner définitivement les données stockées, conformément à ses obligations et aux présentes CGUV.

  • Dossiers Clients
    • Conservation pendant le temps nécessaire à la gestion de la relation contractuelle avec le Client.
    • Archives pendant au minimum 10 ans après la fin de la relation contractuelle.
  • Dossiers Prospects
    • Archives pendant 3 ans maximum à compter de la fin de la relation commerciale ou après la collecte des données ou du dernier contact avec le prospect (demande de documentation ou un clic sur un lien hypertexte contenu dans un courriel – (Norme simplifiée n°48).
    • Archives : il faut recontacter le prospect afin d’obtenir un accord explicite pour continuer à être sollicité. Conservation pendant 13 mois des données à des fins de mesure d’audience notamment via des cookies (Norme simplifiée n°48 de la CNIL).
  • Dossiers Employés des Clients (pendant la relation contractuelle avec l’Editeur:
    RHSUITE.COM a développé au sein du Logiciel une série de mécanismes supprimant les données personnelles des Employés du Client, au cours de la relation contractuelle, selon les conditions suivantes:

    • Données du Registre du personnel du Client :
      • Archivage dans la solution pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté le Client (article R 1221-26 code du travail)
    • Documents des salariés du Client, téléchargés dans le Logiciel à son initiative
      • Archives pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté le Client (article R 1221-26 code du travail).
    • Gestion courante du personnel de l’Editeur (annuaire interne, dossiers professionnels, formation continue etc.)
      • Conservation jusqu’au départ du salarié (Norme simplifiée n°46).
      • Archives pendant 5 ans après le départ du salarié (Norme simplifiée : 46).
      • Archives pendant 3 ans pour les sanctions disciplinaires (Article L 1332-5 du Code du travail).
      • Possibilité de conserver le CV pendant 2 ans après le dernier contact avec le candidat (Recommandation : 02-017 du 21 mars 2002).

Article 26 – Les droits relatifs aux données personnelles

Conformément à la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Général sur la protection des données 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, le Client et leurs Employés disposent de différents droits relatifs à leurs données personnelles :

  • Droit d’accès
  • Droit de rectification
  • Droit d’effacement
  • Droit de limitation du traitement
  • Droit de définir le sort de vos données après votre décès

RHSUITE.COM s’engage à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après, « le règlement européen sur la protection des données » ou RGPD).

Conformément à l’article 37 du règlement européen sur la protection des données un Délégué à la Protection des Données a été nommé : M. Michel Lecomte. Ces droits peuvent être exercés, sous réserve de la réglementation applicable en vigueur, par e-mail à l’adresse suivante : rgpd@rhsuite.com

Le Client, ses partenaires et ses Employés peuvent former leurs réclamations auprès de l’autorité compétente en matière de protection de données personnelles, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) dont les coordonnées sont les suivantes : 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.

Article 27 – Mesures prises par RHSUITE.COM pour la protection des données

Dans le cadre des services fournis aux clients, RHSUITE.COM et ses Sous-traitants sont susceptibles de détenir des accès aux base de données personnelles des Salariés. Les Sous-traitants de RHSUITE.COM sont notamment les Sociétés:

  • AMT SOLUTIONS 11 rue Désirée 69002 Lyon – Mission de Développement
  • XEFI 507 Avenue de l’Europe 69140 RILLIEUX-LA-PAPE – Gestion des serveurs et de l’hébergement des données pour le compte de RHSUITE.COM.

Dans le cadre de ses activités, RHSUITE.COM a procédé à une analyse de risque eu égard au traitement de données de ses Clients et de leurs Employés, et a établi un registre des traitements documenté, mentionnant pour chaque traitement réalisé les mesures de protections élaborées, techniques et organisationnelles.

  • Mesures d’ordre technique :
    • Les données du Client sont hébergées chez XEFI, conformément à l’article 14 des présentes CGUV, dont les processus ont les certifications suivantes:
    • Certificat TIER III Facility
    • Certificat TIER III Design
    • Agrément Hébergeur Données de Santé (HADS)
    • Certification AFNOR ISO 14001 & ISO 270001
    • Les données du Client sont stockées sous un mécanisme de chiffrement à clef unique, selon le protocole SHA 512 et donc inexploitables en cas de vols des serveurs, de copie illicite de fichiers, ou autres malversations.
    • Les accès aux serveurs de données sont sécurisés par système de mot de passe unique chiffrés non stockés générés par le système.
    • La segmentation des serveurs fonctionnels, isolant ceux dédiés aux stockages des données à caractère personnel de ceux dédiés au fonctionnel.
    • La Société XEFI, en charge des Serveurs de données, a cloisonné les accès de ses Employés aux serveurs de RHSUITE.COM, dédiés aux services de RHSUITE.COM.
    • Plusieurs autres mesures techniques garantissent l’intégrité des données stockées et l’impossibilité d’utilisation de celles -ci par RHSUITE.COM, ses employés et ses sous-traitants, dont les suivantes:
      • L’anonymisation technique des données pour les employés et sous-traitants de RHSUITE.COM :
        • des données sensibles -N° INSEE, E-mail, Téléphone, RIB, etc.
        • des documents stockés ou générés pas le système
      • Le non stockage de mots de passe dans le système
      • Le cryptage des bases de données , ainsi que de tout export réalisé.
  • Mesures d’ordre organisationnel :
    • Chaque employé de RHSUITE.COM et de ses Sous-Traitants, a signé un accord engageant de confidentialité et de non-divulgation avant son entrée en poste, avec son Employeur et avec RHSUITE.COM, sans limite dans le temps.
    • L’accès aux données du Client n’est activé qu’auprès d’une liste de collaborateurs dûment nommés, avec un contrôle des accès limité dans le temps, et juste utiles au service à apporter au Client dans le cadre de leurs fonctions.
    • Ces accès aux données sont soumis à l’anonymisation des données sensibles conformément aux mesures techniques prises.
    • Des contrats de sous-traitances ont été établis entre RHSUITE.COM et ses sous-traitants définis aux présentes, incluant des processus opérationnels internes garantissant le strict respect, de non seulement leurs obligations propres en termes de réglementation sur la protection des données personnelles, mais aussi celui des présentes CGUV de RHSUITE.COM, ainsi que de tout engagement spécifique de RHSUITE.COM dans le cadre de traitements particuliers dédiés à certains Clients.
    • RHSUITE.COM audite ses prestataires sous-traitants, et a vérifié la conformité de leurs conditions générales et/ou particulières établies dans le cadre de leurs prestations pour RHSUITE.COM

Article 28 – Le transfert des données personnelles hors de l’Union Européenne

RHSUITE.COM ne stocke pas, ni ne transfère les données de ses Clients et de leurs Employés à l’étranger ou hors de l’espace européen.
Toutes les données sont stockées exclusivement physiquement en France sur plusieurs serveurs, afin d’en assurer la bonne préservation et conformément aux articles 13, 14 et 26 des présentes CGUV.

Article 29 – Entrée en vigueur des présentes CGUV

Les présentes CGUV sont applicables à compter du 25/07/2021 à tous les Clients et leurs Employés utilisant les services de RHSUITE.COM.

Elles sont également disponibles en ligne en suivant le lien suivant : https://rhsuite.com/logiciel-rh-planning/legal-sirh-mode-saas-hotels-restaurants/

Le simple usage des fonctionnalités de RHSUITE.COM, ainsi que la signature des devis ou contrats entre RHSUITE.COM et le Client, vaut acceptation définitive et irrévocable des présentes CGUV.

Le Client reconnait l’entièreté des clauses et articles des présentes Conditions Générales de Ventes, d’Abonnement et d’Utilisation du Service, et c’est en pleine connaissance et conscience de celles-ci qu’il a accepté le Devis présenté par l’Editeur, dont les présentes font partie intégrante et indissociable.

Par sa signature du Devis et/ou l’utilisation du service, le Client accepte l’entièreté des présentes conditions, et reconnait avoir toutes les informations requises quant à la politique de
RHSUITE.COM en matière de Protection des données personnelles qui lui sont confiées.

Le Client reconnait l’entièreté des clauses et articles des présentes Conditions Générales de Ventes, d’Abonnement et d’Utilisation du Service, et c’est en pleine connaissance et conscience de celles-ci qu’il a accepté le Devis présenté par l’Editeur, dont les présentes font partie intégrante et indissociable.

Dernière Mise à jour : Le 24/07/2021

 

 

 

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